5 claves para organizar el catering de un Congreso
Durante la celebración de un congreso, ya sea corporativo o académico, se reúnen una gran cantidad de personas, por lo que es fundamental prestar especial atención al catering que va a servirse.
Por lo general, este tipo de eventos suele tener una duración de varias jornadas, que resultan largas y exhaustivas. Por eso, planear el servicio de catering que amenizará las más que necesarias pausas durante el día es esencial.
Como agencia de Catering, en Vilaplana queremos compartir contigo nuestra experiencia en la organización de catering para congresos.
¡Sigue leyendo para averiguar mucho más!
Lo primero: el espacio y la cantidad de asistentes
Aquí hay que estimar cuántas personas asistirán al congreso y calcular el margen de error para solucionar imprevistos. Con la cantidad de participantes, podrás elegir la locación más adecuada y, una vez decidas el menú y el tipo de catering, tendrás los cálculos del presupuesto.
Importante: la localización debe tener espacios anexos para el montaje de catering, mesas, sillas y alacenas. Cada cosa debe estar en su sitio, es decir, el congreso en un lado y el catering en otro.
Elige el tipo de catering
Los caterings más utilizados durante la celebración de congresos son: los Coffee break, ideales para momentos de receso y socialización; el buffet, para la hora de la comida, que permite además que los asistentes socialicen entre ellos; la recepción, una opción para tomar alguna bebida y luego consumir un plato fuerte; y, por último, el Brunch como alternativa que combina desayuno y almuerzo. La elección perfecta dependerá siempre de la cantidad de asistentes que vayas a recibir durante tu congreso, aunque desde nuestra experiencia el que no puede faltar es el coffe break, que ofrece a los asistentes una pequeña pausa a lo largo del día.
Un buen menú: diversidad
Es muy recomendable que el formulario de inscripción del congreso tenga un apartado para efectos de catering. Es decir, que el asistente exprese si es vegano, vegetariano o si sufre de alguna alergia o intolerancia. Estos datos son importantes a la hora de pensar en el menú, que debe ser ligero y contemplar las necesidades de todos los comensales.
Horarios puntuales
Un buen catering diseñado para congresos tiene en cuenta los objetivos del evento y debe prepararse con antelación para que el catering no interrumpa el programa ni la agenda. Además, se deben organizar los horarios tanto para las degustaciones como para el coffee break y los platos fuertes del almuerzo. Siempre con el objetivo de que estos momentos no interrumpan las conferencias.
Organiza tu catering de congreso con nosotros
En Vilaplana Catering, consideramos que todo catering para congresos debe organizarse de la mano de los responsable organizadores, por lo que siempre establecemos un estrecho diálogo con las figuras organizativas, de tal forma que el catering se construye alrededor de la celebración, adaptando cada mínimo detalle para conseguir el éxito absoluto.
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